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仕事がサクサク進む仕事術

こんにちは。

メンターをしていると、クライアントさんから実務に関する相談を多く受けます。

その中で多いのは、複数の人と連携が必要な仕事に関するもの。

  • プロジェクトを任されたもののどう進めていいか分からない
  • ミーティングに招集されるべき人が呼ばれていなかった
  • メールでお願いした返事が来ないので、プロジェクトが進められない
  • 進めたい案件があるのに上司から承認をもらえない
  • 上司の承認プロセスが急に変更されプロジェクトが遅れている

などなど、様々です。

 

プロジェクトに限ったことではありませんが、仕事は黙々と一人でこなすだけではなく、時には複数の人・部署を巻き込んで進める必要があります。

 

その取りまとめ役となった場合、あなたの役割は、関わる人たちに仕事を進めてもらい、期限通りに仕事を終えること。

マネージメントです。

 

「とある部署から返事が来ないから仕事が終わらなかった」というのは、「私はマネージメント力がありません」と言っていることと同じです。

 

マネージメント力がなければルーティーンワークだけになり、市場価値は上がらないことは明確です。

 

返事が来ないならメールの書き方を変えてみたり、フォローしたり、アプローチの仕方を変えてみるなど方法は色々あります。

まさに前回のブログ『方法は他に146通りある!』です。

 

私の仕事の進め方はこのような感じです。

  • プロジェクトを任されたもののどう進めていいか分からない
    →プロジェクに関して上司や知っていそうな人と話をして自分で進め方を考え上司に提案をして合意を得る。

 

  • ミーティングに招集されるべき人が呼ばれていなかった
    →呼ぶべき人の名前を聞いて、自分でミーティングインバイトを直接送る。(インバイトには、なぜミーティングに呼んだのか理由をしっかり書く)

 

  • メールでお願いしたが返事が来ないので、プロジェクトが進められない
    →まずは電話や口頭でお願いをして期限をしっかり伝える。メールには自分と相手の上司をCCに入れる。

→例えば、書類の下書きを依頼する場合、こちらで1st draftを作りレビューしてもらうだけの状態にして送る。

 

  • 進めたい案件があるのに上司から承認をもらえない
    →なぜもらえないのか理由を明確にする。内容に合意できない場合には、上司が納得するデータ・情報をしっかり集めてプレゼンする。

→上司は大抵忙しいので、一言『approved』と返信がもらえるにはどうしたらいいのか?をよくよく考える。

 

  • 上司の承認プロセスが急に変更されプロジェクトが遅れている
    →承認プロセスはあらかじめ明確にしておく。

大事なことは3つ。

 

まずは関わる人たちを観察し、タイプによって仕事の進め方を変えること。

  • 返事が早くいつでも完璧にこなしてくれる信用できる相手
    →自分のスタンダードな方法でOK

 

  • 返事がいつも遅く、何度となくやりとりをしないと完璧にならないような相手の場合
    →できる限りフォローする。待っていても仕事は進みませんからね!!

 

そして2つ目に大事なことは、
変えられないこと(=相手)ではなく変えられること(=自分)にフォーカスする。

 

そんなことができる人がコツコツと信頼を積み上げ、評価される人材になっていくんだと思います。

 

3つ目に大事なことは頼まれた仕事はきちんと期限通りに完璧に行うということ。

 

いつも期限をミスっていて、ミスだらけなのにこちらから完璧なものをお願いするなんてフェアじゃないですよね。

 

いつでも貸しを作っておくくらいのつもりで仕事をしていたら、助けてもらえるようになります。

 

私はせっかちなタイプなので、言われたこと(特に重要度が高いもの)に関してすぐにやる!という癖をつけていました。

 

金融機関に勤めていたころ、定期的に当局の検査がありました。

 

その際、多くの資料を提出する必要がありましたが、期限よりかなり早い段階で提出していたので、取りまとめを行なっている部署では、『じゅんさんはいつも早い!』と話していた様です。

 

これが評判・評価になって、会社における私を作っていたんだと思います。

 

どんな人だと思われているか?そんな視点もキャリアを進めていくうえでは必要です!

 

継続プログラムでは、クライアントさんの実務内容をしっかりヒアリングし、実践的なアドバイスもさせていただきます。

 

クライアントさんにアドバイスをして上手く進みました!とメッセージをいただくと自分事の様に楽しいものです。

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